TIETOSUOJASELOSTE

Wattinen-palvelun tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten henkilötietoja käsitellään Wattinen-palvelussa.

Wattinen -palvelussa toimitetaan taloyhtiön (asunto-osakeyhtiö tai kiinteistöosakeyhtiö) vesikiertoiseen patterilämmitysjärjestelmään sopivat etäohjattavat lämmitystermostaatit, tietoliikenneyhteys lämmitystermostaattien kytkemiseksi lämmityksen etäohjausjärjestelmään ja lämmityksen säätöohjelman ja näihin liittyvän asennustoimenpiteet.

Wattinen -palvelun tarjoaa DNA Oyj, joka käsittelee taloyhtiön edustajien, isännöitsijän ja asukkaiden henkilötietoja rekisterinpitäjän tai käsittelijän roolissa, riippuen henkilötietojen käsittelyn luonteesta. DNA toimii rekisterinpitäjänä siltä osin, kun se käsittelee taloyhtiön edustajien ja isännöitsijän henkilötietoja sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. DNA toimii rekisterinpitäjänä myös Asukkaan käyttöönottaman Wattinen -sovelluksessa käsiteltävien henkilötietojen osalta. Taloyhtiö katsotaan rekisterinpitäjäksi ja DNA taloyhtiön lukuun toimivaksi henkilötietojen käsittelijäksi silloin kun DNA käsittelee asukkaan henkilötietoja DNA:n ja taloyhtiön välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja Wattinen -palvelun tuottamiseksi.

Käsiteltävät henkilötiedot

Palvelussa voidaan käsitellä seuraavia tietoja

Taloyhtiötä, sen edustajaa, asuntoja ja asukasta koskevat tiedot:

  • Taloyhtiön edustajaa ja isännöitsijää koskevat tiedot: nimi, osoitetiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tilaus- ja tarjoushistoriaa koskevat tiedot
  • Taloyhtiöltä saadut tiedot: taloyhtiön huoneistojen lukumäärä, asukkaiden nimi ja huoneistonumero -tieto, asunnon koko, asukaan sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
  • Asukkaan itsensä antamat tiedot, taloyhtiön edustajan ja asukkaan yhteydenotot ja tiedot palautteista, toivotut yhteydenpitomuodot, puhelu- ja muut tallenteet asiakaspalvelutilanteista
  • Palvelun tilaus-, toimitus- ja sopimustiedot, käyttöönotto-, alkamis- ja päättymispäivät

Asennustiedot:

  • Asennetut lämmitystermostaatit huonekohtaisesti yksilöitynä, valokuvat asennuksista, käytössä olevien lämmityselementtien tekniset tiedot, huoneiden lukumäärä, asennuksen ajankohta ja kesto.

Lämmitystermostaatista saatavat tiedot:

  • Lämmitystermostaatin valmistaja, malli, sarjanumero, ohjelmistoversio, akun varaustila ja IP- ja MAC osoite
  • Lämmitystermostaatista automaattisesti kerätty tieto, esimerkiksi lämmitystermostaatin tila-, vika- ja häiriötiedot.  Lämmitystermostaatti kerää tietoa huoneen lämpötilasta ja ilmankosteudesta, tämä auttaa Wattinen -palvelua huolehtimaan huoneiston mukavuudesta, kun asukas on paikalla ja säästämään energiaa, kun asukas on poissa.  
  • Taloyhtiön asettamat lämmityksen raja-arvot (minimi- ja maksimilämpötilat) ja mahdolliset oletusajastukset.
  • Asukkaan itsensä asettama tavoitelämpötila, lämpötila-ajastustiedot ja tehdyt muutokset suhteessa taloyhtiön asettamiin lämmityksen raja-arvoihin. Asukas voi ajastaa tavoitelämpötilan (normaalilämpö, yölämpötila, poissaololämpö). Palvelu tarkistaa ja kerää asetettua lämpötila-ajastusmääritystä koskevaa tietoa säännöllisin aikavälein.
  • Lämmitystermostaatin manuaalinen käyttötieto (lämpötilan säätäminen manuaalisesti)

Asukkaan asentaman sovelluksen käyttöä koskevat tiedot (lue tarkemmin Sovelluksen tietosuojaselosteesta):

  • Sovellusta käytettävän laitteen ID, käyttöjärjestelmä ja käyttöjärjestelmän versio
  • Asukkaan sovelluksen kautta antamat tiedot kuten rekisteröintitiedot (nimi ja puhelinnumero), sovellukseen kirjautumistiedot, huoneiden nimeämiset, lisäkäyttäjien nimet (joille asukas on antanut käyttöluvan sovellukseen) ja älytermostaattien QR-koodit tai sarjanumerot
  • Asukkaan tekemät sovelluksen käytön kosketuskomennot, huonekohtaiset ajastukset ja tavoitelämpötilat ja niitä koskevat ajanjaksotiedot
  • Sovelluksen käyttöä koskevat tiedot, kielivalinta, mahdolliset hälytykset, sijaintitieto
  • Viestit, kommentit ja reaktiot viestiseinällä
  • Evästeet ja muiden vastaavien teknologioiden avulla sovelluksen yhteydessä kerätyt tiedot

Suostumuksen perusteella kerättävät tiedot

  • Kilpailuihin tai arvontoihin ilmoittautumisen yhteydessä kerätyt tiedot
  • Suoramarkkinointikampanjoita koskevat tiedot, suoramarkkinointiin liittyvät luvat ja -kiellot, uutiskirjeiden tilaukset, suoramarkkinoinnin kohdentamiseen liittyvät tiedot
  • Muut suostumuksella kerättävät, suostumuksen pyytämisen yhteydessä tarkemmin määritellyt tiedot

Mistä lähteistä tietoja kerätään

Wattinen -palvelussa voidaan käsitellä eri lähteistä kerättyjä henkilötietoja:

  • Taloyhtiöltä, jonka kanssa on tehty sopimus Wattinen -palvelun toimittamisesta
  • Asukkaalta, kun hän rekisteröityy tai kirjautuu Wattinen -sovellukseen tai käyttää sitä, on yhteydessä asiakaspalveluun tai kun tilaa uutiskirjeen tai osallistuu arvontaan.
  • Havainnoituja tietoja, jotka syntyvät Wattinen -palvelun käytön yhteydessä
  • Johdettuja tietoja, jotka on luotu henkilötiedoista, esimerkiksi analytiikan avulla tehdyn päätelmät

Henkilötietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä, kuten julkisista osoiterekistereistä, asennuskumppaneilta, markkinointikumppaneilta, sähkö- ja vakuutusyhtiöiltä, yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, väestörekisteristä, Postista, Intellia Oy:sta, Fonecta Oy:sta, Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämästä kieltorekisteristä, viranomaisten julkisista rekistereistä (mm. yritysrekisterit) sekä muista vastaavista kolmansien osapuolten rekistereistä.

Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään?

Wattinen - palveluun liittyviä henkilötietoja käsitellään ennalta määriteltyihin tarkoituksiin taloyhtiön kanssa tehdyn sopimuksen täytäntöönpanon, oikeutetun edun, suostumuksen tai lakisääteisen velvoitteen perusteella.

Wattinen - palvelu seuraa asuntojen lämpötiloja sekä sääennusteita ja ohjaa talon lämmitystä ennakoiden lämpötilan muutokset. Palvelu oppii miten kiinteistö eri aikoina ja olosuhteissa käyttäytyy. Se ennakoi kiinteistön lämmitystä ja energiankysyntää ja ohjaa lämmitystä juuri tarpeen mukaan ja pitää asuntojen lämpötilat tasaisina. Näin kiinteistö voi välttää ylilämmitystä ja tasata kulutuspiikkejä.

Lämmön säätelyä ja mittaamista koskevia henkilötietoja käsitellään Wattinen -palvelun toimittamiseksi, tuottamiseksi, toimivuuden varmistamiseksi, ylläpitämiseksi ja sovitun raportoinnin toteuttamiseksi. Tietoja käytetään Wattinen -palvelun ja siinä käytettävien prosessien ja järjestelmien kehittämiseen, testaamiseen ja laadunvarmistamiseen ja valvontaan. Tietoja käsitellään myös palveluun liittyvään asiakaspalveluun, ongelmien ratkaisuun ja vika- ja häiriötilanteiden selvittämiseen ja korjaamiseen.

Käsittelemme myös tietoja ymmärtääksemme palvelun käyttäjien tarpeita paremmin, voimme analysoida, tilastoida ja ryhmitellä tietoja esim. käyttöryhmien ja määrien avulla ja selvittää esim. millä tavoin eri käyttäjäryhmät käyttävät palveluja. Voimme lisäksi yhdistellä ja muutoin käsitellä henkilötietoa sellaisessa muodossa, jossa ne eivät ole enää liitettävissä henkilöön. Kaikissa edellä mainituissa tapauksissa käsittelemme vain käsittelyn tarkoituksen kannalta välttämättömiä henkilötietoja ja otamme yksityisyyden suojan huomioon.

Käsittelemme henkilötietoja markkinointia, myyntiä, tilausten käsittelyä, palvelun toimittamista, asiakaspalvelua, maksujen ja sopimusten ja asioinnin hallintaa varten. Tallennamme asioimisesta syntyvät tiedot, kuten soitot asiakaspalveluun tai yhteydenotot muihin vuorovaikutteisiin palvelukanaviimme. Nauhoitettua tai muuten tallennettua viestintää ja puhelutallenteita voidaan käyttää liike- ja asiakaspalvelutapahtumien ja syntyneiden sopimusten todentamiseksi sekä reklamaatioiden ja epäselvien tilanteiden selvittämiseksi. Lisäksi tallenteita käytetään asiakaspalvelun ja muun asiakasrajapintaan liittyvään koulutukseen, palvelun ja toiminnan kehittämiseen sekä laadun tarkkailemiseen markkinoinnin kohdentamisessa ja personoinnissa. Tallenteita voidaan käyttää myös mahdollisten väärinkäytösten selvittämiseksi ja turvallisuuden takaamiseksi. Tallenteet tuhotaan, kun niitä ei enää tarvita edellä mainittuihin tarkoituksiin.

Osaa henkilötiedoista käsitellään suostumuksen perusteella, esim. sähköiseen suoramarkkinointiin tai Wattinen -sovellus voi lähettää push -notifikaatioita lämmityksen vikatilanteesta. Kun käsittelemme tietoja suostumuksen perusteella, voi suostumuksen peruuttaa milloin tahansa.

Lisäksi käsittelemme henkilötietoja lakisääteisiin velvollisuuksiimme, kuten kirjanpitoon, sekä väärinkäytösten ehkäisyyn ja palvelun jatkuvuuden takaamiseksi (esimerkiksi tallentamalla varmuuskopioita ja auditointilokeja).

Millä tavalla suojaamme henkilötietoja?

Kaikkien rekisteröityjen yksityisyys on meille ensiarvoisen tärkeää. DNA tarjoaa palveluita toimialalla, jossa tietojärjestelmät ovat osa liiketoiminnan ydintä, ja tietosuoja on oleellinen osa toimintaamme. Siksi varmistamme, että tietoturvamme on aina korkealla tasolla. Suojaamme henkilötietoja asianmukaisilla organisatorisilla ja teknisillä suojaustoimenpiteillä, kuten asianmukaisella kulunvalvonnalla, hallitulla käyttöoikeuksien myöntämisellä ja niiden käytön valvonnalla ja alihankkijoiden huolellisella valinnalla. Henkilötietoja käsittelevät vain nimetyt työntekijät, joilla on vaitiolovelvollisuus. Tietoja käsitellään aina luottamuksellisesti.

Kuka tietoja käsittelee, luovutetaanko ja siirretäänkö henkilötietoja?

Voimme siirtää tai luovuttaa henkilötietoja seuraavien toimijoiden kanssa asianmukaisissa tilanteissa

  • Tietoja käsittelevät vain ne konserniimme kuuluvat työntekijät, joille se on työtehtävien myötä välttämätöntä. Henkilötietoja voidaan siirtää konsernin yhtiöiden välillä tässä selosteessa kuvattuja tarkoituksia varten ja esim. raportointitarkoituksissa, käyttääksemme keskitettyjä tietojärjestelmiä, Tietoja voidaan käsitellä myös konsernin yhtiöiden tuotteiden ja palveluiden markkinointiin.
  • Käytämme alihankkijoita ja kumppaneita tietojen käsittelyssä, palvelujen tuottamisessa ja tarjoamisessa. Tietojen käsittelyn teknisen tai operatiivisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita DNA:n alihankkijoilla ja kumppaneilla tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. Alihankkijoilla ja kumppaneilla on pääsy tietoihin, kun he käsittelevät niitä puolestamme tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti. Nämä kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja muuhun tarkoitukseen kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen. Alihankkijamme ovat mm. asennuspalvelujen tarjoajia, markkinointi- ja myyntikumppaneita, maksu- ja laskutuskumppaneita, tuki- ja analyysipalveluiden tarjoajia ja IT-ohjelmistojen ja -palvelujen toimittajia.
  • Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti Euroopan Unionin (EU:n) ja Euroopan talousalueen (ETA:n) sisällä. Käyttäessämme alihankkijoita ja kumppaneita varmistamme sopimusjärjestelyillä ja tarkoituksenmukaisella tavalla riittävästä tietosuojan tasosta ja tietojen huolellisesta ja asianmukaisesta käsittelystä lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tietoja voidaan siirtää myös EU:n ja ETA -alueen ulkopuolelle. Tällöin käytämme Euroopan komission hyväksymiä tietojen siirtomekanismeja, esimerkiksi Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita. 
  • Tietoja voidaan siirtää markkinointia suorittaville nimetyille yhteistyökumppaneille mainonnan kohdentamista varten, sekä mielipide- ja markkinointitutkimuksien toteuttamiseksi. Mediat, mainosverkostot ja verkkopalvelut voivat kohdentaa mainontaamme Wattisen sivuilta kerätyn käyttäytymistiedon kuten esim. asiakkaan wattinen.fi -sivuilla tekemien sivulatauksien ja selaimeen yhdistyvän intressiprofiilitiedon perusteella.
  • Voimme luovuttaa tietoja myös kolmannelle oikeudellisten vaateiden, DNA:n tai sen työntekijöiden etujen suojaamiseksi tai puolustamiseksi tai rikosten selvittämiseksi, saatavien perimiseksi ja mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi. Saatamme myös luovuttaa tietoja, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa, yritysjärjestelyyn osallisille osapuolille ja heidän neuvonantajilleen.
  • Koostettua tietoa voidaan luovuttaa taloyhtiölle (asunto-osakeyhtiö tai kiinteistöosakeyhtiö) ja sen edustajille raportointitarkoituksissa.

Mikä on tietojen säilytysaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen määriteltyjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi. Säilytämme asiakassuhteeseen (sopimus taloyhtiön kanssa), palveluiden käyttöön, rekisteröintiin, asiointihistoriaan, tutkimuksiin liittyviä tietoja asiakassuhteen keston ajaksi ja 6 kuukautta asiakassuhteen päättymisestä tai rekisteröidyn palvelun käytön lopettamisesta tai viimeisestä kirjautumisesta. Teknisiä mittaus- ja asennustietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisen jälkeen vielä 10 vuoden ajan.

Wattinen.fi -verkkosivujen käyttöä koskevia tietoja säilytetään vähintään 14 kuukautta. Kilpailuihin ja arvontoihin osallistuvien henkilötietoja säilytetään kilpailujen ja arvontojen keston ajan ja kunnes voittajaan on saatu yhteyttä. Markkinointirekisteriin ja markkinoinnin kieltorekisteriin tallennettuja henkilötietoja säilytetään toistaiseksi.

Asiakaspalvelu- ja myyntipuheluiden tallenteiden säilytysaika on 27 kuukautta. Jos rekisteröity haluaa tarkastaa tietonsa puhelutallenteiden osalta, tulee pyynnössä rekisteröidyn henkilötietojen lisäksi yksilöidä liittymänumero, jolla on soitettu asiakas- tai myyntipalveluun tai johon on soitettu ja soiton ajankohta. Tietoturvasyistä johtuen tallenne toimitetaan pääsääntöisesti kirjallisessa muodossa.

Oikeutetun edun perusteella käsiteltäviä tietoja käsitellään niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Mikäli rekisteröity voi vastustaa käsittelyä, poistetaan tiedot, kun rekisteröidyn vastustusta koskeva pyyntö on käsitelty ja vastustus hyväksytty. 

Suostumuksen perusteella käsiteltävien tietojen käsittelyaika määräytyy käsittelytarkoituksen mukaan. Suostumuksen nojalla käsiteltävät tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivästystä, jos suostumus peruutetaan eikä tiedoille ole ollut muuta käsittelyperustetta.

Säilytämme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä varten tarpeellisia henkilötietoja myös sen jälkeen, kun käyttäjän tiedot on muutoin poistettu. Kirjanpitoa varten säilytämme tositteita tilauksista kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.

Tietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Wattinen- palvelussa käsiteltyjen henkilötietojen osalta rekisteröidyllä on oikeus

  • Oikeus tarkistaa ja saada vahvistus siitä, mitä henkilötietoja käsitellään.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen, jos tiedot ovat virheellisiä tai niitä on päivitettävä
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, jos Wattinen -palvelussa käsiteltävät tiedot on toimitettu suostumuksen tai sopimuksen täytäntöönpanoon perustuvaa käsittelyä varten. Toimitamme tiedot koneellisesti luettavassa muodossa.
  • Oikeus pyytää sellaisten tietojen poistamista, joiden käsittely ei ole enää tarpeen niille määriteltyyn käyttötarkoitukseen, jos käsittelylle ei ole enää olemassa lainmukaista perustetta tai jos tietoja on käsitelty suostumuksen perusteella, eikä käsittelyperustetta ole enää.  
  • Oikeus antaa ja peruuttaa suostumuksesi. Jos käsittely perustuu annettuun suostumukseen, voi suostumuksen antaa tai peruuttaa milloin tahansa.
  • Oikeus vastustaa DNA:n oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Tietyissä tilanteissa rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä.

Tietosuojaselostetta koskevat muutokset

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja päivitämme tätä tietosuojaselostetta ilman etukäteistä ilmoitusta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojakäytäntöjemme sisältöön säännöllisesti verkkosivuiltamme.

Yhteydenotto

Rekisterinpitäjä: DNA Oyj, Y-tunnus: 0592509-6, PL 10, 01044 DNA (käyntiosoite Läkkisepäntie 21, 00620 Helsinki)

DNA Oyj (omasta ja tytäryhtiöidensä puolesta) vastaa keräämiensä henkilötietojen käsittelystä. DNA on nimittänyt myös tietosuojavastaavan. Yllä olevasta osoitteesta saat myös yhteyden DNA:n tietosuojavastaavaan. Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta, henkilötietojesi käsittelystä tai haluat käyttää tietosuojalainsäädäntöön perustuvia oikeuksia, voit olla meihin yhteydessä kirjeitse yllä mainittuun osoitteeseen tai sähköpostilla info@wattinen.fi

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojen käsittelyä koskeva valituksen valvovalle viranomaiselle (www.tietosuoja.fi), jos rekisterinpitäjä ei täytä velvoitteitaan rekisterinpitäjänä tai ei muutoin noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.